Política de Privacidad

1. Información que Recopilamos

Recopilamos la siguiente información cuando utiliza nuestro sistema de helpdesk:

• Datos de registro: nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, usuario y empresa.
• Datos de perfil: foto de perfil o avatar NUEVO.
• Datos de uso: tickets creados con asunto y descripción, mensajes intercambiados, archivos adjuntos (imágenes, PDFs, documentos), historial de sesiones y actividad.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, páginas visitadas y ubicación geográfica aproximada derivada de la IP NUEVO.
• Preferencias: idioma, tema visual (claro/oscuro), modo de sidebar, sonido y volumen de notificaciones, y otras configuraciones de personalización NUEVO.
• Datos de activos: si utiliza el módulo de inventario, almacenamos información de equipos y sus fotografías NUEVO.
• Almacenamiento local del navegador: utilizamos localStorage y sessionStorage para mantener su sesión, token de autenticación y preferencias visuales NUEVO.

La información de ubicación geográfica se obtiene únicamente a partir de su dirección IP y se utiliza con fines de auditoría y seguridad. No recopilamos ubicación GPS precisa.

2. Cómo Usamos su Información

Los datos recopilados se utilizan para:

• Operar, mantener y mejorar el sistema de helpdesk.
• Procesar y dar seguimiento a sus tickets de soporte.
• Enviar notificaciones relacionadas con sus tickets o el sistema (correo electrónico, notificaciones en pantalla).
• Enviar reportes programados con resúmenes de tickets y métricas a los correos configurados NUEVO.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
• Generar estadísticas anónimas de uso y rendimiento.
• Brindar funcionalidades de gamificación (ranking y logros entre agentes) NUEVO.
• Autenticación de doble factor (2FA) mediante códigos TOTP o correo electrónico NUEVO.

3. Uso de Inteligencia Artificial NUEVO

Este sistema ofrece un asistente de IA configurable que puede procesar datos de tickets (asunto, descripción y mensajes) para generar resúmenes, sugerencias de respuesta y clasificaciones automáticas. Dependiendo de la configuración elegida por el administrador del sistema, el asistente puede utilizar proveedores externos de IA como:

• Groq (Llama)
• OpenAI (GPT)
• Anthropic (Claude)
• DeepSeek
• Mistral AI
• Google (Gemini)
• Proveedores personalizados configurados por el administrador

Los datos enviados a estos proveedores se limitan al contenido del ticket necesario para la función solicitada. No se comparten credenciales, datos de facturación u otra información personal no relacionada. El administrador del sistema puede desactivar la IA en cualquier momento desde la configuración. Recomendamos a los administradores revisar las políticas de privacidad de cada proveedor antes de activar esta función.

Si la IA está desactivada, no se envía ningún dato a proveedores externos.

4. Webhooks y Sistemas Externos NUEVO

El sistema permite conectar sistemas externos (como SysVent, Prestamist u otros) a través de webhooks. Cuando un sistema externo está configurado:

• Puede recibir datos de tickets, clientes y mensajes desde el sistema externo hacia HelpdeskAPI.
• Puede enviar notificaciones de cambios de estado al sistema externo, si así se configura.
• Los datos compartidos se limitan a lo necesario para la integración (tickets, estados, clientes).

Es responsabilidad del administrador del sistema asegurar que las integraciones con terceros cumplen con la normativa de protección de datos aplicable.

5. Base Legal del Tratamiento

Tratamos sus datos personales bajo las siguientes bases legales:

• Ejecución de un contrato: necesario para prestar el servicio de soporte técnico.
• Consentimiento: cuando acepta nuestras políticas al registrarse.
• Interés legítimo: para mejorar el servicio, garantizar su seguridad y auditar accesos.
• Cumplimiento legal: cuando sea requerido por ley aplicable.

6. Almacenamiento y Seguridad

Sus datos se almacenan en servidores seguros con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo. Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger su información contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, incluyendo:

• Contraseñas almacenadas con hash bcrypt.
• Tokens JWT con expiración para autenticación de sesiones.
• Autenticación de doble factor (2FA) opcional.
• Rate limiting en rutas sensibles.
• Registro de auditoría de accesos.

7. Retención de Datos

Conservamos sus datos personales mientras su cuenta esté activa o mientras sea necesario para prestar el servicio. Los registros de actividad (logs de auditoría) se conservan durante su relación contractual y pueden mantenerse por períodos más largos cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o para la defensa de reclamaciones. Al eliminar su cuenta, sus datos personales serán eliminados excepto aquellos que debamos conservar por obligación legal. Puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos contactando al administrador del sistema.

8. Sus Derechos

Usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tenemos sobre usted.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos ("derecho al olvido").
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado (el sistema incluye una función de exportación de datos).
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos.
• Limitación: restringir el tratamiento en ciertas circunstancias.

Para ejercer estos derechos, contacte al administrador del sistema o envíe un correo a soporte@optecnology.com.

9. Cookies y Tecnologías Similares

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento del sistema (autenticación, sesión). Adicionalmente, el sistema utiliza las siguientes tecnologías de almacenamiento local en el navegador:

• localStorage: almacena su token de autenticación, datos de usuario, preferencias visuales y de sonido, y el estado del tutorial de onboarding.
• sessionStorage: almacena la última página visitada durante la sesión actual.

No utilizamos cookies de rastreo publicitario ni compartimos datos con redes de anuncios. Puede configurar su navegador para rechazar cookies o borrar el almacenamiento local, aunque algunas funciones podrían no estar disponibles y deberá iniciar sesión nuevamente.

10. Transferencia de Datos

Sus datos se almacenan en servidores contratados a proveedores de infraestructura cloud. Estos servidores pueden estar ubicados en diferentes regiones geográficas. Cuando se utilizan proveedores externos de IA (ver sección 3), los datos del ticket pueden ser procesados en servidores de dichos proveedores, los cuales pueden estar ubicados fuera del país de origen del usuario. En todos los casos, nos aseguramos de que existan garantías adecuadas según la normativa de protección de datos aplicable.

11. Autenticación de Doble Factor (2FA) NUEVO

El sistema ofrece autenticación de doble factor mediante TOTP (códigos temporales) o código por correo electrónico. Al activar 2FA, se almacena un secreto cifrado en nuestra base de datos para generar y verificar los códigos. Este secreto no se comparte con terceros. Puede desactivar 2FA en cualquier momento desde la configuración de su perfil.

12. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Los cambios serán notificados a través del sistema y, cuando sea significativo, mediante correo electrónico. Le recomendamos revisar esta página periódicamente.

13. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política de privacidad o desea ejercer sus derechos, contacte a:

OP Tecnology
Email: soporte@optecnology.com
Sistema: HelpdeskAPI