Política de Privacidad

1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es OP Tecnology, con domicilio en Santo Domingo, República Dominicana. Para cualquier consulta relacionada con esta política o con el tratamiento de sus datos puede contactarnos en soporte@optecnology.com.

Esta política se rige por la Ley No. 310-22 sobre Protección de Datos Personales de la República Dominicana y su normativa complementaria, así como por la Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, y la Ley No. 53-07 sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología.

2. Información que Recopilamos

Recopilamos la siguiente información cuando utiliza nuestro sistema de helpdesk:

• Datos de registro: nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, usuario y empresa.
• Datos de perfil: foto de perfil o avatar.
• Datos de uso: tickets creados con asunto y descripción, mensajes intercambiados, archivos adjuntos (imágenes, PDF, documentos), historial de sesiones y actividad.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, páginas visitadas y ubicación geográfica aproximada derivada de la IP.
• Preferencias: idioma, tema visual (claro/oscuro), modo de sidebar, sonido y volumen de notificaciones, y otras configuraciones de personalización.
• Datos de activos: si utiliza el módulo de inventario, almacenamos información de equipos y sus fotografías.
• Almacenamiento local del navegador: utilizamos localStorage y sessionStorage para mantener su sesión, token de autenticación y preferencias visuales.

La información de ubicación geográfica se obtiene únicamente a partir de su dirección IP y se utiliza con fines de auditoría y seguridad. No recopilamos ubicación GPS precisa.

3. Finalidades del Tratamiento y Base Legal

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades, con su correspondiente base legal:

• Ejecución del contrato: operar y mantener el sistema, procesar y dar seguimiento a sus tickets de soporte y gestionar su cuenta.
• Consentimiento: enviar notificaciones y reportes programados, activar funcionalidades opcionales como el asistente de IA y la gamificación (ranking y logros entre agentes).
• Interés legítimo: garantizar la seguridad del sistema, prevenir fraudes, auditar accesos y mejorar el servicio.
• Cumplimiento legal: atender requerimientos de autoridades competentes cuando la ley lo exija.

4. Uso de Inteligencia Artificial

Este sistema ofrece un asistente de IA configurable que puede procesar datos de tickets (asunto, descripción y mensajes) para generar resúmenes, sugerencias de respuesta y clasificaciones automáticas. Dependiendo de la configuración elegida por el administrador del sistema, el asistente puede utilizar proveedores externos de IA como:

• Groq (Llama)
• OpenAI (GPT)
• Anthropic (Claude)
• DeepSeek
• Mistral AI
• Google (Gemini)
• Proveedores personalizados configurados por el administrador

Los datos enviados a estos proveedores se limitan al contenido del ticket necesario para la función solicitada. No se comparten credenciales, datos de facturación u otra información personal no relacionada. El administrador del sistema puede desactivar la IA en cualquier momento desde la configuración. Recomendamos a los administradores revisar las políticas de privacidad de cada proveedor antes de activar esta función.

Las respuestas generadas por IA son sugerencias y no constituyen decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre usted. La revisión humana es siempre posible antes de aplicar cualquier acción sugerida. Si la IA está desactivada, no se envía ningún dato a proveedores externos.

5. Webhooks y Sistemas Externos

El sistema permite conectar sistemas externos (como SysVent, Prestamist u otros) a través de webhooks. Cuando un sistema externo está configurado:

• Puede recibir datos de tickets, clientes y mensajes desde el sistema externo hacia HelpdeskAPI.
• Puede enviar notificaciones de cambios de estado al sistema externo, si así se configura.
• Los datos compartidos se limitan a lo necesario para la integración (tickets, estados, clientes).

Es responsabilidad del administrador del sistema asegurar que las integraciones con terceros cumplen con la normativa de protección de datos aplicable.

6. Almacenamiento y Seguridad

Sus datos se almacenan en servidores seguros con cifrado en tránsito (TLS) y en reposo. Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger su información contra acceso no autorizado, pérdida o alteración, incluyendo:

• Contraseñas almacenadas con hash bcrypt.
• Tokens JWT con expiración para autenticación de sesiones.
• Autenticación de doble factor (2FA) opcional.
• Limitación de intentos (rate limiting) en rutas sensibles.
• Registro de auditoría de accesos y actividad.

7. Retención de Datos

Conservamos sus datos personales mientras su cuenta esté activa o mientras sea necesario para prestar el servicio. Los registros de actividad (logs de auditoría) se conservan durante su relación contractual y pueden mantenerse por períodos más largos cuando sea necesario para cumplir con obligaciones legales o para la defensa de reclamaciones. Al eliminar su cuenta, sus datos personales serán eliminados excepto aquellos que debamos conservar por obligación legal. Puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos contactando al responsable del tratamiento.

8. Transferencias Internacionales

Sus datos se almacenan en servidores contratados a proveedores de infraestructura cloud, que pueden estar ubicados en diferentes regiones geográficas. Cuando se utilizan proveedores externos de IA (ver sección 4), los datos del ticket pueden ser procesados en servidores de dichos proveedores, los cuales pueden estar ubicados fuera del territorio dominicano. En todos los casos procuramos que existan garantías adecuadas conforme a la Ley No. 310-22.

9. Sus Derechos

Conforme a la Ley No. 310-22, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tenemos sobre usted y cómo los tratamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos.
• Limitación: restringir el tratamiento en ciertas circunstancias.
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado (el sistema incluye una función de exportación de datos).
• Revocación del consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer estos derechos puede contactar al responsable del tratamiento en soporte@optecnology.com. También tiene derecho a presentar una reclamación ante el órgano de control competente en materia de protección de datos personales de la República Dominicana.

10. Cookies y Tecnologías Similares

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento del sistema (autenticación, sesión) y almacenamiento local en el navegador para sus preferencias. La primera vez que accede —o cuando borra el almacenamiento de su navegador— le mostramos un aviso para que acepte o rechace su uso, y su decisión queda registrada. Puede consultar el detalle en nuestra Política de Cookies.

• localStorage: almacena su token de autenticación, datos de usuario, preferencias visuales y de sonido, y el estado del tutorial de onboarding.
• sessionStorage: almacena la última página visitada durante la sesión actual.

No utilizamos cookies de rastreo publicitario ni compartimos datos con redes de anuncios. Puede configurar su navegador para rechazar cookies o borrar el almacenamiento local, aunque algunas funciones podrían no estar disponibles y deberá iniciar sesión nuevamente.

11. Autenticación de Doble Factor (2FA)

El sistema ofrece autenticación de doble factor mediante TOTP (códigos temporales) o código por correo electrónico. Al activar 2FA, se almacena un secreto cifrado en nuestra base de datos para generar y verificar los códigos. Este secreto no se comparte con terceros. Puede desactivar 2FA en cualquier momento desde la configuración de su perfil.

12. Menores de Edad

Este sistema está dirigido a empresas y profesionales. No recopilamos conscientemente datos de menores de edad sin el consentimiento de sus padres o tutores. Si detecta que un menor nos ha proporcionado datos personales, contáctenos para proceder a su eliminación.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Los cambios serán notificados a través del sistema y, cuando sean significativos, mediante correo electrónico. La fecha de la última actualización figura al inicio de este documento.

14. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta política de privacidad o desea ejercer sus derechos, contacte a:

OP Tecnology
Correo: soporte@optecnology.com
Santo Domingo, República Dominicana
Sistema: HelpdeskAPI